Hospitality riders seringkali menjadi ‘momok’ bagi para penyelenggara acara karena berbagai permintaan yang sering dianggap menyusahkan. Padahal di satu sisi, keberadaan hospitality riders sangat penting bagi penampil karena hospitality riders berhubungan dengan kenyamanan penampil dan orang-orang yang mendukung penampilannya, yang akan berpengaruh terhadap penampilannya dalam sebuah acara. Tulisan ini akan membahas bagaimana riders dilihat dari dua sudut pandang yang berbeda, yaitu sudut pandang panitia penyelenggara acara dan sudut pandang pengisi acara.
Riders: Pembengkak Anggaran
Riders merupakan kumpulan permintaan dan kesepakatan yang harus dipenuhi oleh panitia penyelenggara sebuah acara, baik itu seminar, konser, maupun pertunjukan lainnya, ketika hendak mengundang seorang atau sebuah kelompok untuk menjadi pengisi acara tersebut—dalam kesempatan ini saya akan lebih fokus pada acara konser musik. Berdasarkan pengelompokan dari akun sosial media twitter @sinemagerbanget, riders dibagi ke dalam tiga jenis: general, technical, dan hospitality. General riders merupakan permintaan perihal administrasi, publikasi, dan perihal umum lainnya. Technical riders merupakan permintaan perihal teknis seperti klasifikasi sound system, channel list, lighting, multimedia, dan perihal teknis lainnya. Sedangkan hospitality riders biasanya menyangkut perihal akomodasi dan konsumsi selama bintang tamu berada dalam kontrak dengan panitia penyelenggara acara. Permintaan riders pada umumnya akan diberikan oleh pihak manajemen bintang tamu ketika pembicaraan mengenai “pemesanan” sudah memasuki tahap lanjut, sebelum penandatanganan kontrak atau yang sering disebut dengan MOU (memorandum of understanding). Tulisan ini akan lebih terfokus pada pembahasan mengenai hospitality riders karena menurut saya hal ini yang sering menjadi polemik bagi pihak panitia penyelenggara acara.
Polemik yang sering terjadi di dalam kepanitiaan sebuah acara disebabkan oleh jumlah riders yang jika dinominalkan akan menambah pengeluaran produksi acara mereka. Dan tidak jarang pihak panitia penyelenggara merasa terkejut dengan dana yang harus mereka keluarkan untuk memenuhi kebutuhan riders tersebut. Karena seringkali mereka tidak menduga akan mengeluarkan dana dengan jumlah yang banyak untuk riders. Bahkan mereka sama sekali tidak menduga harus mempersiapkan riders untuk pengisi acara yang mereka selenggarakan. Dalam beberapa kasus, saya pribadi selalu mencoba mencari informasi terkait riders dari bintang tamu-bintang tamu yang mungkin akan saya gunakan jasanya dari orang-orang yang sebelumnya pernah menggunakan jasa dari bintang tamu yang bersangkutan atau dari pihak-pihak yang saya rasa paham, serta bisa memperkirakan apa saja yang harus saya sediakan untuk calon bintang tamu untuk meyemarakkan acara yang saya dan teman-teman kepanitiaan akan selenggarakan. Teman-teman dari panitia penyelenggara seringkali merasa resah perihal dana yang harus mereka keluarkan untuk memenuhi kebutuhan riders tersebut karena mereka jarang mencoba untuk mencari tahu terlebih dahulu ‘keuntungan’ dan ‘kerugian’ ketika mereka hendak menggunakan jasa seorang atau sekelompok bintang tamu. Mereka kemudian lebih sering untuk memilih tidak mengutarakan keresahan mereka kepada pihak manajemen bintang tamu yang akan mereka gunakan jasanya untuk menyemarakkan acara mereka dan lebih memilih untuk menjadikan keresahan tersebut menjadi masalah internal mereka yang mereka anggap beban dan harus diselesaikan satu pihak. Sebagai penyelesaian, banyak sekali teman-teman panitia penyelenggara sebuah acara yang setuju untuk menyediakan apa saja yang menjadi permintaan dari pihak bintang tamu tetapi mereka kemudian membicarakan keresahan mereka tersebut di ‘belakang’, bersama dengan teman-teman dalam satu organisasi kepanitiaan yang sama atau bahkan dengan orang-orang di luar organisasi kepanitiaan tersebut. Hal ini menurut saya akan membuat citra dari si bintang tamu menjadi sedikit buruk dengan segala ‘keribetannya’ dan sangat memungkinkan juga akan menurunkan daya tarik si bintang tamu terlebih lagi membuat panitia penyelenggara acara-acara lain akan berpikir ulang ketika hendak menggunakan jasa bintang tamu tersebut.
Riders: Bentuk Apresiasi Tidak Langsung
Keberadaan riders yang seringkali dianggap sebagai ‘momok’ oleh panitia penyelenggara sebuah acara memiliki sisi lain ketika kita memandang dari sudut pandang bintang tamu yang hendak digunakan jasanya untuk menyemarakkan sebuah acara. Mungkin sering panitia-panitia penyelenggara sebuah acara dihadapkan dengan pihak manajemen bintang tamu yang sedikit rewel meminta supaya semua ridersnya dipenuhi. Hal ini menurut saya tidak semata-mata disebabkan oleh keinginan dari sang bintang tamu maupun pihak manajemennya, tetapi memang apa yang diminta benar-benar akan menunjang penampilan dari bintang tamu yang bersangkutan. Technical riders misalnya, ketika beberapa hal teknis yang berpengaruh pada penampilan bintang tamu tidak dipenuhi, pastilah kualitas penampilan dari bintang tamu tersebut akan sedikit berkurang. Hal ini juga berpengaruh bagi kepuasan bintang tamu tersebut, panitia, maupun penonton. Karena ketika apa yang bintang tamu biasa tampilkan ditunjang dengan hal-hal teknis dengan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan yang diminta pastilah kualitas penampilan bintang tamu tersebut akan sangat baik. Begitu juga kebalikannya, ketika hal-hal teknis yang menunjang penampilan mungkin sedikit lebih buruk dari apa yang diminta pastilah kualitas penampilan bintang tamu tersebut akan sedikit lebih buruk pula dari biasanya.
Demikian dengan hospitality riders, karena hal-hal yang terdapat pada hospitality riders berpengaruh dengan kenyamanan bintang tamu selama berada dalam masa kontrak dengan panitia penyelenggara acara, pastilah hal ini juga cukup berpengaruh dengan penampilan sang bintang tamu di atas panggung. Ketika sang bintang tamu merasa tidak nyaman, pastilah penampilan mereka akan sedikit terganggu dengan rasa tidak nyaman tersebut sehingga kualitas dari apa yang mereka tampilkan lebih buruk dari apa yang mungkin mereka biasa tampilkan dalam kondisi ‘nyaman’. Selain bagi bintang tamu yang tampil, hospitality riders ini juga sangat berpengaruh pada kenyamanan orang-orang ‘dibalik’ penampilan bintang tamu tersebut, yaitu kerabat kerja atau yang sering disebut dengan kru. Ibarat tamu, ketika dijamu dengan baik pastilah timbal balik yang didapatkan oleh si ‘penjamu’ akan baik pula. Ketika panitia penyelenggara sebuah acara memberi rasa nyaman kepada seluruh pihak yang bekerja guna menyukseskan acara yang mereka selenggarakan, pastilah pihak-pihak yang bersangkutan akan memberikan yang terbaik pula yang mereka bisa lakukan untuk menyukseskan acara tersebut.
Panitia penyelenggara acara mungkin tidak menyadari bahwa jumlah riders yang cukup banyak, yang diminta oleh pihak manajemen bintang tamu, itu ditujukan kepada kru yang bekerja untuk menunjang kesuksesan penampilan dari bintang tamu tersebut. Dalam berbagai kasus misalnya, sebuah manajemen bintang tamu seringkali meminta beberapa jenis makanan ringan ataupun minuman kemasan dalam jumlah yang banyak—diatas 10 buah, biasanya hingga 25 buah—yang seringkali dikeluhkan oleh pihak panitia penyelenggara acara karena sulit bagi mereka untuk menegosiasikan pengurangan jumlah permintaan tersebut. Hal ini dikarenakan jumlah tersebut memang sudah disesuaikan dengan rekan-rekan yang bekerja membantu menunjang penampilan dari bintang tamu yang bersangkutan. Sebuah band pada umumnya memerlukan kru yang bekerja untuk membantu tata suara pada setiap alat yang digunakan maupun membantu menata suara secara umum. Sebuah band, solois, apapun format penampilannya pastilah juga memiliki tim dokumentasi tersendiri yang berjumlah satu hingga dua orang. Ditambah lagi dengan keberadaan manajer, road manajer, tim merchandise, tim make up, maupun bagian-bagian lain yang turut serta dalam sebuah tim bintang tamu secara utuh guna menunjang penampilannya. Jika dilihat dari jumlah kru yang bekerja, wajar dikatakan ketika sebuah manajemen bintang tamu meminta riders dengan jumlah yang cukup banyak.
Selain dengan jumlah makanan ataupun minuman yang banyak, panitia penyelenggara acara seringkali direpotkan dengan transportasi kru bintang tamu yang hendak mereka undang sebagai pengisi acara, yang sering meminta dua jadwal keberangkatan yang berbeda. Biasanya pihak manajemen meminta pihak panitia penyelenggara acara untuk memberangkatkan kru yang ikut serta menunjang penampilan bintang tamu dalam hal teknis (teknisi alat, sound engineer, dan road manajer) lebih awal—biasanya mereka akan meminta jadwal keberangkatan (penerbangan, kereta) pertama di hari di mana sang bintang tamu akan tampil. Hal ini disebabkan karena merekalah yang nantinya akan memeriksa kondisi lapangan terlebih dahulu sebelum sang bintang tamu datang untuk check sound akhir. Keberangkatan yang lebih awal ini juga membuat pihak panitia penyelenggara acara harus memberikan ‘pelayanan’ ekstra kepada kru yang datang lebih awal termasuk menyewakan hotel lebih awal yang pastinya akan mendapatkan biaya tambahan dari pihak hotel.
Panitia penyelenggara acara mungkin sering meresahkan hal ini karena mereka menganggap bahwa yang mereka jamu hanyalah kru-nya saja. Dan menurut pengamatan saya panitia penyelenggara acara sering mengesampingkan kinerja dari kru dan tidak mengapresiasi kinerja kru yang menunjang penampilan dari bintang tamu. Padahal menurut pandangan pribadi saya, kinerja orang-orang yang bekerja di balik layar perlu diberi apresiasi lebih banyak. Karena jika kita menyadari, bintang tamu akan mendapatkan apresiasi langsung dari penonton yang menikmati pertunjukan mereka maupun dari panitia yang merasa acaranya tersukseskan berkat bintang tamu tersebut. Jarang sekali orang-orang ‘di balik layar’mendapatkan apresiasi semacam itu, atau bahkan tidak pernah sama sekali. Padahal kinerja mereka bisa dikatakan lebih berat dari bintang tamu yang tampil. Mereka harus datang lebih awal untuk memastikan hal-hal teknis dari penampilan sang bintang tamu, mereka juga harus mengatur bagaimana tata suara yang dihasilkan dari tiap-tiap alat yang digunakan oleh tiap-tiap personil, dan mereka juga harus memastikan lebih awal kenyamanan ruang tunggu, hotel, maupun tempat-tempat lainnya yang akan ditempati oleh sang bintang tamu.
Keberadaan hospitality riders terutama perihal akomodasi dan konsumsi bagi para kru yang bekerja menurut saya bisa dikatakan sebagai bentuk apresiasi secara tidak langsung bagi kinerja mereka. Karena apa yang sudah mereka kerjakan membutuhkan sebuah bentuk apresiasi yang cukup konkret selain uang yang pastinya akan diberikan oleh pihak manajemen bintang tamu. Kru yang bekerja pasti juga akan merasa senang ketika mereka dijamu sama ramahnya dengan jamuan yang diberikan kepada bintang tamu yang akan tampil. Mereka merasa sama dihargainya dengan bintang tamu yang akan tampil dan secara tidak langsung mereka merasa setara dengan sang bintang tamu. Dan menurut saya, secara kualitas bermusik pun, pastilah kru bagian alat musik juga memiliki kualitas yang sama pula dengan bintang tamu yang memainkan alat tersebut karena kru lah yang akan mengatur semuanya untuk kenyamanan permainan bintang tamu sehingga mau tidak mau kru juga harus mengerti bagaimana mengoperasikan alat musik dan mengatur suaranya supaya enak di dengar dan bisa dikombinasikan dengan baik dengan alat-alat musik lainnya.
Jalan Tengah
Jumlah hospitality riders yang cukup banyak ini sebenarnya tidak semua harus dipenuhi oleh panitia penyelenggara acara. Ada beberapa hal yang mungkin bisa dinegosiasikan oleh dua pihak sehingga bisa mencapai kepuasan di dua pihak pula. Negosiasi ini berupa macamnya, bisa dengan pengurangan jumlah sebuah makanan yang harus disediakan maupun peniadaan beberapa jenis makanan yang sekiranya tidak bisa disediakan oleh panitia penyelenggara acara, namun sekali lagi negosiasi menjadi kata kunci utama dalam hal ini. Sebagai contoh dalam beberapa kasus, saya dan teman-teman dalam sebuah kepanitiaan sering menolak untuk menyediakan minuman-minuman beralkohol maupun hal-hal lainnya yang kami anggap negatif di masyarakat. Biasanya jika alasan yang digunakan cukup logis, pihak manajemen bintang tamu akan memaklumi hal tersebut kemudian menghilangkan permintaan tersebut dari daftar riders. Contoh lainnya misalnya saya dan teman-teman juga pernah menolak untuk menyediakan beberapa jenis makanan berat karena keterbatasan anggaran. Selain itu kami juga menganggap bahwa banyaknya jenis makanan berat yang harus disediakan cukup tidak masuk akal karena masing-masing jenis makanan pun jumlahnya juga sudah mencakup seluruh tim yang akan bekerja dalam kesempatan itu. Panitia penyelenggara acara bisa menegosiasikan dengan pihak manajemen bintang tamu untuk hanya menyediakan satu jenis makanan berat saja.
Ketika negosiasi tidak berjalan dengan lancar, mungkin pihak panitia penyelenggara acara perlu sedikit menurunkan egonya untuk tidak menyediakan riders yang diminta. Anggaplah kalian sedang menjamu tamu. Ketika menjamu tamu, pastilah kita akan berusaha memberikan apa yang kita punya dan apa yang kita bisa semaksimal mungkin guna kepuasan sang tamu. Pun demikian ketika kita memberikan seluruh riders yang diminta oleh pihak manajemen bintang tamu serta memberikan pelayanan yang baik, pastilah tim yang bekerja pada kesempatan itu akan merasa senang dan tidak bekerja dengan berat hati. Sehingga acara yang diselenggarakan bisa berjalan dengan meriah dan sesuai dengan harapan dari panitia penyelenggara acara pula. Dapat dikatakan bahwa hal ini merupakan win-win solution meskipun pihak panitia penyelenggara acara memerlukan anggaran yang cukup berlebih guna menyanggupi riders yang diminta. Akan tetapi jika pihak manajemen bintang tamu dan seluruh tim yang bekerja merasa nyaman ketika bekerja dan menampilkan apa yang mereka bisa semaksimal mungkin pastilah pihak panitia penyelenggara juga merasa senang karena pastilah penonton yang hadir dalam acara tersebut akan merasa puas dengan penampilan dari bintang tamu yang menyemarakkan sebuah acara dan kepuasan penonton akan menjadi kepuasan dari panitia penyelenggara acara pula. Sebagaimana motto yang sering diujarkan oleh salah seorang teman saya yaitu “pesta kami adalah membuat orang lain berpesta”.
Kesimpulan
Hospitality riders yang sering dianggap menyusahkan, ternyata jika dilihat dari sisi yang berbeda bisa menguntungkan pula. Hospitality riders akan berpengaruh pada penampilan seorang maupun sekelompok bintang tamu karena berkaitan langsung dengan rasa nyaman mereka ketika berada dalam sebuah acara. Hospitality riders juga bisa dikatakan sebagai bentuk apresiasi tidak langsung kepada seluruh kru yang bekerja dibalik layar yang menunjang penampilan dari bintang tamu. Hal menguntungkan yang bisa diperoleh dari hikmah adanya hospitality riders adalah ketika kita memberikan rasa nyaman pada seluruh tim yang bekerja untuk menyukseskan acara yang kita selenggarakan, pastilah seluruh tim yang bekerja akan memberikan yang terbaik untuk menyukseskan acara yang kita selenggarakan tersebut. Dan ketika dua belah pihak sudah memberikan yang terbaik, pihak ketiga—penonton—pun akan memberikan respon yang baik pula terhadap acara yang sudah diselenggarakan.
Commenti